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Zusammenfassung
Die Fakultät für Gesundheitswissenschaften Brandenburg (FGW) ist eine gemeinsame Fakultät der Universität Potsdam, der BTU Cottbus-Senftenberg und der Medizinischen Hochschule Brandenburg Theodor Fontane. Ihre Webseite fgw-brandenburg.de richtet sich an Studieninteressierte, Promovierende, Forschende und Kooperationspartner. Sie ist zweisprachig auf Deutsch und Englisch und hat einen internen Bereich für die Mitglieder der Fakultät. Über eine öffentliche Ausschreibung hat die FGW einen Partner für die laufende WordPress-Wartung und technische Beratung gesucht, und wir haben den Zuschlag bekommen. Seitdem betreuen wir Server und WordPress-Installation, schließen Sicherheitslücken und verbessern die Seite Schritt für Schritt. Nebenbei lernt das Team vor Ort, sein eigenes System zu verstehen.
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Status Quo
Hinter der Webseite steckt deutlich mehr als ein Standard-WordPress. Das Design basiert auf einer individuellen Eigenentwicklung mit modernem Frontend-Framework und eigenem Build-Prozess. Dazu kommen ein Intranet mit eigener Anmeldung, zwei Sprachen, ein Veranstaltungsmanagement, die Anbindung einer externen Publikationsdatenbank und ein ausgefeiltes Rechte- und Freigabesystem für die Redaktion. Viele dieser Bausteine greifen ineinander. Wer an einer Stelle etwas ändert, kann an einer ganz anderen etwas kaputt machen.
Zum ursprünglichen Dienstleister bestand kein Kontakt mehr. Eine Dokumentation gab es nicht, und gepflegt wurde die Seite schon länger nicht mehr. Das hatte Spuren hinterlassen. Wichtige Komponenten bekamen keine Sicherheitsupdates mehr, die Serverumgebung war veraltet, ein verlässliches Backup ließ sich nicht nachweisen, und auf dem Smartphone lud die Seite spürbar langsam. Für eine öffentliche Einrichtung, deren Webseite täglich genutzt wird, ist das ein ernstes Risiko.
Die Fakultät hatte mit früheren Dienstleistern bereits schlechte Erfahrungen gemacht. Gesucht war deshalb jemand, der ehrlich sagt, wie es um die Seite steht, und dann auch liefert.
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Idee
Ein Relaunch lag nahe, war kurzfristig aber weder finanzierbar noch sinnvoll. Das eigentliche Ziel lautete, die bestehende Seite so lange wie möglich stabil und sicher zu betreiben, mit so wenig Aufwand wie möglich.
Dafür muss man ein System verstehen, das man nicht selbst gebaut hat. Wir haben uns durch Code, Konfiguration und Serverumgebung gearbeitet, jede Komponente erfasst und aufgezeichnet, was wovon abhängt. Erst auf dieser Grundlage lässt sich seriös beurteilen, welche Risiken sofort behoben werden müssen, welche warten können und wo sich Aufwand überhaupt lohnt. Manche Lizenz ist ihr Geld wert, für manches gibt es eine kostenlose Lösung, die genauso gut funktioniert. Daraus entstand ein Maßnahmenplan, sortiert nach Dringlichkeit und Wirtschaftlichkeit. So weiß die Fakultät jederzeit, wofür ihr Budget eingesetzt wird und warum.
Der zweite Baustein war Wissen. Eine Installation dieser Größe darf nicht davon abhängen, dass eine einzige externe Person weiß, wie sie funktioniert. Genau das war in der Vergangenheit das Problem. Die Schulung des Teams gehört deshalb fest zum Projekt.
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Lösung
Seitdem übernehmen wir die laufende Wartung von Server und WordPress. Die dringendsten Sicherheitsthemen kamen zuerst, danach folgen Performance, Aufräumarbeiten und funktionale Verbesserungen. Dabei arbeiten wir auf allen Ebenen, von der Serverkonfiguration über die WordPress-Installation bis in den Code der Eigenentwicklungen. Jede Änderung wird vorher geprüft, denn in einem gewachsenen System hängt manches Plugin, das auf den ersten Blick überflüssig wirkt, irgendwo doch mit dran. Wir arbeiten deshalb in kurzen Schritten und stellen Prioritäten um, wenn es die Lage erfordert.
Die Abstimmung läuft über einen einzigen Ansprechpartner auf Seiten der Fakultät, der intern alles koordiniert. Wir übersetzen technische Befunde in klare Entscheidungsgrundlagen, mit Aufwand, Nutzen und Risiko. Bei drei beteiligten Hochschulen spart das viel Zeit, und Entscheidungen fallen dort, wo das Wissen liegt.
Parallel zeigen wir dem Team, wie man Updates einordnet, Warnungen versteht und Routineaufgaben selbst erledigt. Jede Stunde, die die Fakultät selbst leisten kann, muss sie nicht extern einkaufen. Bei öffentlichen Mitteln ist das ein wichtiger Punkt. Die Webseite bleibt dabei auf allen Endgeräten aufrufbar und erfüllt die rechtlichen Anforderungen an eine öffentliche Einrichtung.
