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Zusammenfassung
Seit 2022 organisiert der Landesfeuerwehrverband Brandenburg e.V. gemeinsam mit der polnischen Feuerwehr Hilfstransporte in die Ukraine. Für diese Hilfsbrücke haben wir eine Individualsoftware entwickelt, die den gesamten Weg abbildet, von der Anmeldung einer Spende über die Verladung der Paletten bis zum abfahrenden Konvoi. Bisher sind darüber 730 Tonnen Hilfsgüter und 83 Einsatzfahrzeuge in die Ukraine gegangen. Getragen wird das Ganze von ehrenamtlichen Strukturen, und genau darauf ist die Software ausgelegt.
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Status Quo
Am Anfang lief die Koordination über Excel-Listen. Wer hat was gespendet, wo liegt es gerade, auf welcher Palette ist es, in welchem Fahrzeug, mit welchem Lieferschein, mit welchem Fahrer. Jede dieser Fragen wurde einzeln beantwortet, meistens per Telefon oder E-Mail, oft mehrfach.
Das funktioniert, solange die Mengen überschaubar sind. Mit jeder weiteren Lieferung wächst der Abstimmungsaufwand aber schneller als die Menge selbst, und mit ihm die Zahl der Stellen, an denen etwas verloren geht. Dazu kommt die Besonderheit des Ehrenamts. Die Menschen, die diese Transporte planen, tun das abends nach ihrem eigentlichen Beruf. Personelle Kapazität ist hier die knappste Ressource überhaupt, und Zeit, die in Listenpflege fließt, fehlt an anderer Stelle.
Absehbar war damit auch ein Risiko, über das ungern gesprochen wird. Wenn Wissen in gewachsenen Tabellen und in den Köpfen einzelner Personen liegt, steht die gesamte Logistik still, sobald diese Personen ausfallen.
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Idee
Der Ansatz war, jede Spende genau einmal zu erfassen und sie danach durch die komplette Kette wandern zu lassen. Eingang, Lager, Palette, Lieferschein, Fahrzeug, Konvoi. Kein erneutes Abtippen, kein Abgleich zwischen mehreren Listen, ein gemeinsamer Stand für alle Beteiligten.
Zweiter Punkt war die Verlagerung der Erfassung nach außen. Wer spenden möchte, meldet die Güter selbst an, von jedem Gerät aus. Die zentrale Planung bekommt strukturierte Daten statt formloser Nachrichten und muss sie nicht mehr selbst übertragen.
Als technische Basis haben wir WordPress gewählt. Der Verband arbeitet ohnehin damit, die Betreuung liegt in ehrenamtlicher Hand. Die eigentliche Fachlogik ist individuell entwickelt und in diese vorhandene Umgebung eingebettet.
Entscheidend war das Tempo. Es lief bereits eine humanitäre Hilfsaktion, eine monatelange Konzeptphase wäre an der Realität vorbeigegangen.
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Lösung
Entstanden ist ein System, das die Prozesse der Hilfsbrücke vollständig abdeckt.
- Verwaltung von Sachspenden und Fahrzeugspenden mit Selbstanmeldung durch die Spender
- Organisation der Paletten und Zuordnung zu einzelnen Konvois
- Erstellung von Lieferscheinen direkt aus den erfassten Beständen
- Organisation von Fahrzeugen, Fahrern und Personal für die Transportkonvois
- Echtzeitübersicht über Lagerbestände und laufende Transporte
Bedient wird die Anwendung im Zentrallager genauso wie unterwegs auf dem Handy, und sie erfüllt die rechtlichen Anforderungen an den Umgang mit den erfassten Personendaten. Das ist bei Spendendaten und Einsatzpersonal kein Randthema, sondern gehört zur Architektur.
Bei der Oberfläche haben wir uns an den Menschen orientiert, die damit tatsächlich arbeiten. Wer nach einem langen Arbeitstag ehrenamtlich Paletten erfasst, hat weder Zeit noch Nerven für eine Einarbeitung. Neue Ehrenamtliche und Partnerorganisationen lassen sich deshalb ohne Schulungsaufwand einbinden.
Das System ist so gebaut, dass es weitere Anforderungen aufnehmen kann, ohne dass an der Substanz gerüttelt werden muss. Als technischer Partner begleiten wir das Projekt seitdem laufend, halten den Betrieb stabil und entwickeln die Anwendung weiter, wenn sich die Abläufe ändern.
