01
Zusammenfassung
02
Status Quo
Die Prüfung lief komplett manuell. Im Portal von Spotify und im Portal der Verwertungsgesellschaft musste jeweils der Abrechnungszeitraum eingestellt, der Interpret gesucht und das Ergebnis danach von Hand verglichen werden.
Einfach war das selten. Ein Titel existiert auf Spotify oft in mehreren Versionen, die vorher addiert werden mussten. Dazu passen die Abrechnungszeiträume beider Seiten nicht sauber zueinander, also wurden auch noch mehrere Zeiträume zusammengerechnet, bevor überhaupt ein Vergleich möglich war.
Dabei ging es regelmäßig um viele tausend Euro. Weil der Aufwand so hoch war, wurde die Prüfung nur für die größten Namen im Katalog gemacht. Der Rest blieb liegen. Das ist verständlich, rechnet sich aber nicht, denn zehn kleinere Acts können zusammen auf dieselbe Summe kommen wie ein großer.
03
Idee
Die Daten waren ja alle vorhanden, nur eben an zwei Stellen und in zwei unterschiedlichen Formaten. Also sollte die Software den Abgleich übernehmen und das Team nur noch dort hinschauen, wo sich das Hinsehen auch lohnt. Damit lässt sich der gesamte Katalog prüfen, auch die kleineren Acts, die bisher durchs Raster gefallen sind.
04
Lösung
In der ersten Version liest das Tool die Datenexporte beider Seiten ein und erkennt daraus die einzelnen Werke. Über eine eigene Zuordnungslogik werden Titel den richtigen Interpreten zugeordnet, Versionen zusammengeführt und Abrechnungszeiträume aufaddiert. Die Rechenarbeit, die vorher Stunden gekostet hat, passiert damit im Hintergrund.
Ein Kategorisierungssystem zeigt anschließend auf einen Blick, bei welchen Interpreten größere Abrechnungslücken bestehen. So ist sofort klar, wo sich eine Reklamation lohnt.
Keine Zuordnungslogik ist perfekt. Wenn ein Titel falsch zugeordnet wurde, lässt sich das direkt im Tool korrigieren, und alle Auswertungen aktualisieren sich sofort. Die Entscheidung wird gespeichert und bei künftigen Abrechnungen automatisch berücksichtigt. Mit jeder Korrektur wird der Abgleich also genauer.
Auch die Reklamationen laufen über das Tool. Sie werden dort erfasst und nachverfolgt, die interne Abstimmung dazu findet direkt in der Software statt. Jede Änderung wird protokolliert, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, wer wann was angepasst hat.
Die nächste Ausbaustufe war bereits geplant. Da es für die Daten keine Schnittstelle gibt, sollte ein Crawler die Exporte automatisch abrufen. Zusätzlich sollten Reklamationen automatisch bearbeitet werden. Das Team hätte dann nur noch kontrolliert, ob alles korrekt gelaufen ist. Der Case zeigt damit zwei unserer Leistungsbereiche im Zusammenspiel: die Prozessanalyse, die den eigentlichen Engpass sichtbar gemacht hat, und die Individualprogrammierung, die ihn löst.